De Watergroep

De Watergroep introduceert mobiel werken voor medewerkers op het terrein.

Mis de aflevering niet: Kanaal Z, Woensdag, 14 maart na het nieuws van 20h00! En op www.kanaalz.be

Onder de noemer Mobiel Kantoor (MoKa) startte De Watergroep eind 2017 een pilootproject om alle medewerkers op het terrein met behulp van een tablet hun werk te laten plannen, organiseren en op te volgen. Als jarenlange partner van De Watergroep is LAVA één van de stuwende krachten achter MoKa.

Het grootste waterbedrijf in België voorziet meer dan drie miljoen klanten in Vlaanderen van drinkbaar water en investeert in afvalwaterbehandeling en industriële waterprojecten. Er heerste al langer een nood om de aansturing en opvolging van medewerkers op het terrein te digitaliseren. Het project MoKa digitaliseert de papieren administratie van de dagelijks duizenden werkopdrachten met als doel een efficiëntere communicatie, snellere opvolging en meer transparantie.

Binnenkort werkt iedere gebruiker met zijn of haar eigen, persoonlijke tablet. Dagelijks, bij aanvang van de werkdag bekijkt de medewerker op de tablet het overzicht van de opdrachten voor die dag. De werknemer updatet digitaal de verschillende fases van zijn of haar werk (verplaatsingen, start en einde, verbruikt materiaal, etc.) waarvoor hij beschikt over tools als een geïntegreerd GIS, navigatie software en een online berichtenmodule. Zo organiseert hij of zij gemakkelijk het eigen werk en wordt waardevolle bedrijfsdata verzameld voor verdere werkoptimalisatie en analyse.

Vandaag organiseren mensen in het pilootproject zich al op die manier, en wordt een verdere uitrol doorheen Vlaanderen volop voorbereid.

Om het MoKa Project succesvol te lanceren werkte een multidisciplinair team intensief samen. LAVA bracht know-how rond project, stakeholder management en veranderingsbeheer.

Het project startte met een blauwdrukfase. Sleutel-gebruikers uit verschillende afdelingen en disciplines (mensen van op het terrein, kantoor, business en ICT) legden helder hun noden en verwachtingen voor digitaal werken vast. Op basis van deze requirements werd een oplossing gebouwd dat uitgebreid getest, bijgestuurd en opnieuw getest werd, een aanpak gestoeld op de agile en scrum methodologie.

Intussen bouwden partners de interface tussen het bestaande ERP-pakket van De Watergroep en de nieuwe digitale oplossing. Beide systemen dienen immers vlekkeloos met elkaar te communiceren. Eens de applicatie klaar, werd ze opnieuw uitgebreid getest tijdens technische- en performantietesten, en uiteindelijk ook business acceptatietesten, tot De Watergroep de tool klaar achtte om er live mee van start te gaan in het piloot project in Neerpelt (Limburg).

Geert Van den Hende, Senior Project Manager LAVA: “Een belangrijke uitdaging lag erin alle betrokken partijen blijvend op een constructieve manier te laten samenwerken. Daar zijn we zeker in geslaagd.”

Parallel aan de bouw van de digitale tool werd er hard gewerkt rond veranderingsbeheer waar LAVA resoluut koos voor een bottom-up aanpak. We bezochten regelmatig de achttien distributiecentra met als doel mensen te informeren over de nieuwe manier van werken, om de digitale tool voor te stellen en uit te leggen, om vragen te beantwoorden, onzekerheden weg te nemen en vertrouwen te scheppen. Deze face-to-face aanpak ondersteunden we met regelmatige nieuwsbrieven, een FAQ en maandelijkse rapportage aan het management. Voor de mensen betrokken bij het pilootproject organiseerde De Watergroep intensieve trainingen met evaluatiesessies.

Het pilootproject loopt nu enkele maanden en de reacties van de sleutel-gebruikers zijn positief.

De verdere uitrol van MoKa start in het tweede kwartaal van 2018.

Het succes van MoKa hebben we te danken aan een goede samenwerking tussen sterke, betrokken professionals van binnen De Watergroep, externe software ontwikkelaars en de LAVA project en change manager. Een prachtig project met een duidelijke meerwaarde voor de medewerkers!

Lees meer over LAVA en onze boeiende projecten en klanten.

Lees meer over onze klant, De Watergroep.